置き場所を決める

その５６
　短時間で会社業務をこなし、学習・創造する時間を確保し能力を高め、アウトプットの質を高めるという循環を構築したい。
　しかし、短時間で会社業務をこなすことが難しい。作業に忙殺されているのが実態である。作業量が多い、無駄な作業が多い、外乱が多い等の不満はあるものの、状況を悲観的に捉えても改善はされない。今、与えられている情況の中でできることを考えたい。
　多くの時間を費やしているのは、資料を集める、問い合わせに回答する、メールに返信する等の面倒な作業である。面倒な作業は「調べる」という共通点がある。調べるための資料にアクセスする作業が多いということである。面倒な作業を短時間でこなすために、必要な情報に早くアクセスできる環境を構築することは効果的である。捜すことに時間をかけるほど無駄なことはない。
　その対策として書類やデータファイルを「分類し、置き場所を決める」「使ったらもとへ戻す」ことを徹底したい。簡単に思えるが難しい。最適な分類はその人によって異なるし、時間が変わる、仕事が変わる、システムが変わることによって変化する。完璧な分類を追い求めず、見直す頻度を多くし最適にしたい。

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